企業名 | 株式会社朝日ビルメンテナンス |
業種 | 建物綜合維持管理 ビル備品清掃用品販売 |
業務内容 | ビルの清掃、設備管理、害虫駆除などの総合的なビルメンテナンス業務 |
利用用途 | 案件管理、契約管理、請求管理を一元化し、業務効率化とデータの共有・連携 |
1.案件～契約～請求およびマスタ管理の非効率性
オフィスビルや商業施設、工場などの保守管理業務や清掃業務の契約データ、請求管理は専用のビルメンテナンスシステムを利用していました。ただし、案件管理（引合、提案から受注まで）はkintoneで管理していました。
受注確定後、案件情報を改めてビルメンテナンスシステムに入力する必要がありましたが、異なるシステム間で入力画面（レイアウト）が統一されておらず、作業時間の増加や入力ミスの発生が課題でした。
2.契約管理の複雑化
管理項目の設定や変更が容易ではなく、管理している情報と実態との間にギャップが発生していました。このため、システム外での処理が増え、業務効率が低下していました。
3.経営分析の負担
請求（売上）データと財務会計システムが連携しておらず、経営指標の把握や分析資料の作成に多くの時間を要していました。
1.kintoneで案件管理、契約管理、物件管理のアプリを構築。
これにより、異なる部署間でもシームレスに情報を共有可能になりました。
また、案件情報がそのまま契約情報や請求管理に引き継がれる仕組みを実現し、作業時間を大幅に削減しました。
2.UIの統一と柔軟な項目設定
業務内容に応じたアプリ画面のカスタマイズやデータ項目の追加・変更が容易になり、運用の柔軟性が大幅に向上しました。
3.会計システムとのデータ連携
kintoneで作成した請求（売上）データを会計システムに直接取り込む機能を構築。これにより、管理会計や分析業務の効率化が進み、経営分析にかかる時間を短縮しました。
1.業務効率の向上
データの一元管理により入力ミスを低減し、作業時間を短縮しました。また、柔軟なデータ管理が可能となり、契約内容の変更など実態に即した運用が実現しました。
2.リアルタイムなデータ共有
社内4拠点間での業務処理および情報共有がリアルタイムで可能となり、業務スピードが大幅に向上しました。
3.分析業務の効率化
必要なデータの出力が容易になり、経営指標の可視化が進展。分析資料の作成時間を短縮することで、戦略的な意思決定が可能となりました。
案件管理を構築した時は営業担当と総務経理担当の2名で行いました。標準機能で実現できない処理の検討や、プラグインの選定などを行う中で、通常業務との兼務が大きな負担となったため、kintone移行の際には開発を外部ベンダーに依頼する方針を決定しました。
MIFには当社の業務要件に基づき、要件定義、設計、開発、テスト、導入後の保守までを包括的に支援していただきました。
特に、構築作業をすべてをMIFに依頼することで、社員が構築に時間を割かれることなく業務に集中できました。
また開発を外部委託することでシステムに関して属人化を防ぐことができ、安心して運用できる体制も整えられました。
現在、kintoneを利用した業務の効率化は着実に進展しており、さらなる業務改善に向けて以下の展望を描いています。
＞協力会社との受発注業務の効率化
協力会社への作業の発注業務については、現在電話・FAXでの見積依頼、見積書の受領、発注書をFAX、請書を受領、作業報告書と請求書の受領、と紙（PDF・FAX）のやり取りが多く、双方手間がかかっている。
協力会社とkintone上でデータを共有し、依頼→見積→受発注→作業報告→請求業務をkintoneで処理し、双方の業務効率化を図りたい。