企業名 | 株式会社テクノ技研 |
業種 | 建築設備の保全（メンテナンス、改修工事、診断） |
業務内容 | ■建築物の各種設備機器の保守管理ならびに定期検査 ■建築物の省エネルギー診断及び改善提案 ■建築物の各種設備機器の診断並びに改善提案 |
利用用途 | 工事管理、受注および原価管理と分析、管理帳票の出力 |
受注情報や工事の実行予算などのデータ管理および社内の情報共有には、主にExcelを利用して行っていました。管理用に数多くのExcelファイルが存在し、それぞれのファイルでデータを管理するため、データの入力間違いやそのチェック、またデータが連携していないため二重入力も発生していました。具体的には、データ化した内容を紙に印刷して回覧、追加の内容を紙に手書きし、再度データとして登録するなど、デジタルとアナログを行き来するため、登録業務や報告業務が煩雑になっていました。
入力ミスを減らす対策や業務効率化などの仕組み作りが急務と考えていました。
データの登録および共有
工事の概要や受注や売上のデータ、各原価の明細を項目別にkintoneへ登録するなどデータ管理を一本化しました。データは各業務担当がkintoneに登録、受注状況や工事の進捗に応じて更新し、データの参照や帳票類はkintoneから都度アウトプットとすることにしました。
データは同時に複数のアカウントから登録および閲覧することができるため、検索や情報共有のスピードアップが実現しました。
帳票出力
請求書や支払通知書など取引先向けの書類を、kintoneの各アプリからデータを抽出して出力することができるようになりました。帳票用にデータを新たに入力する作業や、それに伴う数値の確認が不要となり複数の手順が効率化されました。
社内向けの管理台帳や工事毎の売上と原価のレポートなども、別途集計作業を行わずにkintoneアプリのボタンをクリックすることで確認できるようになりました。
1. 複数のファイルに入力していたデータをkintoneに一本化でき工事情報のデータ管理を実現できた。
2. 各工事の受注内容および原価の支払状況などがkintoneのアプリの画面と帳票で確認することができるようになった。
3. 取引先向けの書類をアプリから出力することができ二重入力が大幅に削減できた。