企業名 | 熊本ヤマハ株式会社 |
業種 | マリン製品、二輪車、福祉用具の販売および海洋開発業 |
業務内容 | オートバイ・ボート等卸売販売、福祉用具貸与、浮桟橋販売・整備 |
利用用途 | 福祉用具の点検整備記録のシステム化により、作業効率化、記録の一元管理、データ利活用 |
福祉課で提供している福祉用具の一つである[電動カート]や[電動車椅子]は、より安全に利用いただくために定期的な点検サービスを実施しております。
以前は点検整備記録書の用紙に利用者様の情報や20以上ある点検項目に対して手書きしていました。
紙の点検整備記録書は複写になっており、毎月末に利用者ごとに切り取って整理しなおす作業が煩雑となっていた。
担当者が点検しながら用紙に記述する手間、記載漏れやミスの対応など点検整備記録書作成に要する時間が多く発生していることが課題となっていました。
また、過去の情報を確認する際にも管理しているキャビネットから物理的にファイルを探し出して閲覧する必要があったため、業務効率化に向けてシステム化を検討したいと考えていました。
別部署での導入実績があり社内で定着しておりましたので、他にもkintoneにより業務効率化が図れるのではないかと検討しているタイミングで、紙の記録書を電子化したいという話が担当者の方にありました。kintoneの仕組みなら上手く活用できるのではないかと思い、エムアイエフ様へ相談しました。
顧客情報を使った入力の効率化や点検項目のチェックなど基本的な入力に関してはイメージができていたものの、PDF出力およびサインをどのように実現するかを検討しました。PDFに関しては、売上管理のシステムで見積書作成時にサードパーティーのPDF出力サービスを使っていたので、点検整備記録のシステムでも活用することにしました。サインに関しては、タブレットにて手書きで入力したもらったデータを画像として保存する仕組みを作ってもらうことで、システム化を実現することができました。
入力画面の初期値の設定も協議して、できるだけ点検の担当者の入力回数（タブレットをタップする回数）が減るように工夫し、顧客情報を活用することで過去の点検履歴も点検画面に表示することができるようになったため、点検整備記録に携わる業務時間が大幅に削減されました。
データ化されたことにより点検整備記録の情報をCSVで出力して、レポートして活用することも可能になり、当初想定して以上の効果となりました。
1. 月末の3枚複写の紙を切り取る作業から解放された。
2. 今まで控えを郵送していたのが、メールで送ることが可能となったため、郵送費用の削減、日数の短縮、相手先も電子データで保管できるため管理しやすくなった。また、保管場所の削減にもつながった。
3. 紙（アナログ）の情報からデジタルデータで管理することによるデータ利活用。
こうしたいという要望を丁寧にヒアリングしてくださり、具体的な運用方法として提案していただけるので、とても頼りにしております。
プラグインを使ったアプリもご提案いただけるので、多くの業務に適応することができます。
社内のkintone担当者を増やし、kintoneを使った業務効率化をもっと進めていければと思います。
現在は部署ごとにアプリを使っておりますが、今後は社内全体で情報共有できる仕組みを構築できたらと考えております。